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Essity requiere que sus proveedores implementen y sigan un sistema de gestión de calidad de conformidad con todos los requisitos dispuestos en la norma ISO 9001 vigente. En general, el nivel preferido es la certificación ISO 9001. En el caso de ciertos dispositivos médicos se requiere la certificación ISO 13485.
Cada vez que el proceso de producción del proveedor incorpore algún cambio, este debe realizar una evaluación de riesgos para determinar el efecto sobre los productos suministrados a Essity, incluida, de manera no limitativa, una evaluación de riesgo de contaminación. Al realizar tal evaluación, el proveedor debe tener en cuenta los factores especificados en el Anexo A1. Todas las evaluaciones de riesgo deben documentarse y mantenerse actualizadas.
El proveedor deberá tener un plan de contingencia por escrito que incluya soluciones alternativas para la producción que puedan implementarse según sea necesario en caso de escasez en el suministro de las materias primas, interrupción de la producción, etc., a fin de limitar o evitar consecuencias negativas para Essity.
Essity espera que los centros de producción de los proveedores estén diseñados, construidos y mantenidos de manera idónea, a fin de minimizar los riesgos de contaminación de los productos, y en cumplimiento con la legislación relevante y operen en un entorno seguro.
El flujo de los procesos de fabricación debe organizarse de tal modo que permita un espacio de trabajo y una capacidad de almacenamiento suficientes, con instalaciones adecuadas para los empleados (entre ellas, áreas de descanso, sanitarios, lugares para guardar sus pertenencias y vestidores) provistas y mantenidas en condiciones limpias e higiénicas.
Los proveedores deben documentar sus procesos de interacción con Essity.
Cada proveedor debe asignar a un individuo cualificado que actúe como coordinador con Essity en lo referente a acuerdos, pedidos, satisfacción y comentarios de los clientes, problemas de calidad, consultas y medidas correctivas.
El proveedor también debe designar a una persona de contacto para temas técnicos, quien será responsable de las actividades técnicas en curso y estará autorizada a tomar y comunicar decisiones en consulta directa con su homólogo de Essity. Las funciones de la persona de contacto para temas técnicos y del coordinador de Essity las puede desempeñar el mismo individuo, si así se desea. Dicha persona debe ser capaz de desenvolverse bien en inglés y de viajar a instalaciones de Essity. La comunicación local entre el proveedor y Essity puede darse en el idioma local.
Además, el proveedor debe seleccionar una persona o personas de contacto para temas relacionados con la seguridad del producto e información medioambiental.
El proveedor debe comunicar el contenido de los acuerdos con Essity y los comentarios de nuestra empresa a las funciones relevantes dentro de su organización.
El proveedor, cuando se le solicite, debe comunicar los planes de actividades realizadas en cooperación con Essity o a su nombre, y el estado de tales actividades.
Se espera que los proveedores sean proactivos en la presentación de desarrollos nuevos.
Essity espera que sus proveedores respondan a toda consulta en un plazo razonable. Los proveedores deben garantizar que las personas pertinentes en su organización reciban información sobre las interacciones entre sus propias actividades de desarrollo y las de Essity, y las entiendan.
Todos los bienes deben definirse según un conjunto de especificaciones consensuadas o una ficha técnica con un código de identificación único durante el suministro regular y las fases de desarrollo. Durante tales fases, la identificación puede ser temporal.
El proveedor no podrá hacer cambios en los productos ni en el proceso de producción, incluidos cambios de ubicación del lugar de fabricación, en el proceso/equipo de fabricación o las materias primas/componentes provenientes de subproveedores alternativos/nuevos o en funciones, a menos que tales cambios hayan sido comunicados al contacto autorizado de Essity y este los haya aprobado por escrito. Esto se aplica a todos los cambios excepto a los cambios menores de mantenimiento y optimización de procesos que no afecten a los productos entregados y no impidan el cumplimiento del presente Estándar de Proveedores y otros requisitos aplicables por parte del proveedor. El plazo para la comunicación debe ser de al menos tres (3), preferiblemente seis (6), meses de antelación con respecto a entregas comerciales, excepto para cambios que son consecuencia de imprevistos que se encuentren fuera del control del proveedor y que, por lo tanto, sean inevitables. La aprobación de un cambio por parte de Essity no liberará al proveedor de sus obligaciones y responsabilidades. Si las materias primas/componentes o condiciones del proceso cambian significativamente, en concreto si los cambios afectan la composición química del producto, debe usarse un código de identificación de producto nuevo.
El proveedor debe garantizar que los procesos se implementen bajo condiciones controladas, entre ellas:
El diseño y desarrollo de productos nuevos debe seguir un proceso multifuncional documentado. La descripción del proceso debe incluir lo siguiente:
Se deben establecer procedimientos documentados para el control de la higiene y la seguridad del producto, y procesos relacionados (consulte el capítulo sobre seguridad del producto).
El proveedor debe establecer y mantener procedimientos que permitan la trazabilidad de los productos y las materias primas/componentes usados en la producción de tales productos. El sistema de trazabilidad debe probarse con regularidad. Los registros de trazabilidad necesarios para identificar los productos entregados que presenten un riesgo de incumplimiento deben estar disponibles para Essity cuando sean solicitados y en situaciones críticas con poca antelación. La identificación de los productos debe registrarse de modo tal que permita realizar los procedimientos de retirada que correspondan. Este procedimiento debe probarse y documentarse.
El proveedor debe realizar un análisis del origen respecto a todas las reclamaciones de calidad realizadas, a fin de evitar la repetición de defectos en entregas futuras. Debe presentar a Essity medidas preventivas y correctivas, entre ellas, planes de acción a corto y a largo plazo.
Los vehículos utilizados deben ser idóneos para el transporte de los productos relevantes y se deben limpiar e inspeccionar con regularidad para garantizar que estén libres de olores y contaminación. Todos los vehículos, sin importar su origen, se deben inspeccionar antes de su carga, y se deben mantener registros de tales inspecciones. Todos los productos se deben preparar para su envío de tal modo que se evite que sufran daños, contaminación u otro tipo de deterioro.
Las auditorías internas del proveedor deben incluir los requisitos del Estándar de Proveedores, con especial atención al sistema de trazabilidad.
El personal que realice pruebas en relación con las propiedades de las materias primas/componentes o productos debe ser competente en el uso de métodos de prueba. Los métodos de prueba usados deben estar bien definidos, validados, documentados y, preferiblemente, cumplir con una norma reconocida para la industria específica en cuestión. Todos los instrumentos de medición deben calibrarse y verificarse mediante un sistema metrológico.
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